営業事務の仕事には、明確に「これを取っておけば大丈夫！」という資格はありません。
ただし、業務の中で必要な知識に関して、資格試験を通じて勉強しておいた方が良いという事は多々ありますので、順に紹介していきましょう。
絶対に役に立つ「MOS」
営業事務の仕事では、必ずWordやExcel、PowerPointといった、MicrosoftOfficeのソフトを使用することになります。
契約書類を作成する場合は、Wordを使用した正確な書式設定ができる技術が必要となります。また、費用計算やデータベースを作成する場合は、Excelが必須です。
数式を使った計算はもちろんですが、見やすい表の作成や利用しやすいデータベースの構成など、かなり専門的な知識が必要となります。
クライアントへ提出する資料作成は、PowerPointを利用することがほとんどでしょう。
MicrosoftOfficeに関する資格で、一番有名なのが「MOS」試験です。
Microsoft社が行っている試験で、WordとExcelは通常レベルのものと、上級レベルのExpertの試験が受けられます。PowerPointoは、通常レベルのみとなります。
この試験を受ければ、基本的な操作はもちろん、応用した使い方や細かい機能まで、知識を得ることができるので、営業事務の人にとっては、かなりおすすめの試験と言えるでしょう。
お金の動きを知ろう「簿記」
営業事務は、基本的にお金に関わる業務が多くなります。受注してからの支出、売上、費用計算などを行い売上管理をしたり請求書管理をしたりします。
企業によっては、売上の部門が細かく分かれていたり、利益計算を行って支出をコントロールするのも、営業事務が行うという事もあります。
仕事をしていくうちに、何となく覚えてくるものではありますが、仕組みが複雑であったり、正確な経理処理をしなければならない場合には、しっかりと勉強しないと、なかなか全貌を把握することは難しいでしょう。
そんな時に役に立つのが、「簿記」の資格です。
簿記は、3級から1級まであるのですが、3級の試験は、比較的簡単に取得できると言われています。
ただし、3級は個人商店などが帳簿をつけられるぐらいのレベルで、株式会社の会計処理について学ぶには、2級の勉強が必要となります。
1級まで取得すると、大企業での会計を想定した知識がつきます。
2級、または1級の資格を持っていると、就職に有利という事もありますので、取っておいて損はありません。
営業事務には直接関係しないとはいえ、きちんと仕組みを知る事ができるのでおすすめです。
お客さま対応に役立つ「秘書検定」
営業事務は、クライアントと接する機会も多い職種です。
初めて問い合わせてきたお客さまを対応したり、クライアントが会社に来訪してきた際に、お部屋にお通ししてお茶を出す事も少なくありません。
クライアント対応の際に、マナーができてなかったり、失礼な対応をすると会社全体の信用にも関わってきますし、最悪の場合、発注取り消しとなってしまうと、取り返しのつかないことになってしまいます。
営業事務のお客さま対応力というのは、一定以上あることが好ましいと言えるでしょう。その知識を身に付けるのにおすすめなのが、「秘書検定」になります。
秘書検定は、4段階にレベルが別れていますが、営業事務として必要な知識は3級、2級ぐらいまでが妥当でしょう。
3級では、初歩的な話し方やマナー、接遇業務について学ぶことができます。
2級になると、正しい敬語の使い方や完璧な接遇対応、また簡単な説得の仕方などについて学ぶことができます。
2級まで取得できていれば、営業事務としての接客は問題無いと言えるでしょう。
秘書検定を持っているからと言って、有利になることはありませんが、勉強するためのツールとしておすすめの資格です。
重宝される資格「TOEIC」
最近、どんな業種にしても、英語を使用しなければならない機会というのが増えてきました。
海外とやり取りが無かったとしても、突然英語で問い合わせがきたり、業務拡大の一貫で、海外展開が決まったり、恐らくそんな機会が今後も増え続けると思われます。
営業事務の仕事の一つである問い合わせ対応は、会社の窓口ですから、そういった突然の英語対応を求められる事が出てきます。
社内で英語を話せる人がいたとしても、取り次ぐための英語を話せておけるに越したことはありません。
英語を学ぶために、おすすめの資格が「TOEIC」です。こちらは、有名な資格なので知っている方も多いでしょう。
外資系などに務める場合は、TOEICで高得点であることが求められるでしょうが、一般企業の事務であれば高得点を狙う必要はありません。
ある程度ヒアリングができて、簡単な英会話で対応できれば大丈夫です。
ただし、就職する際に、TOEICの得点が高いというのは、かなり有利に働くという事もありますので、頑張って勉強して就職に役立てるのもいいかもしれません。
最後に
営業事務の業務は、多岐に渡りますので、役に立つ資格がたくさんあります。
と言っても、就職の際に有利になるという訳では無いので、あくまでも知識を得るためと割り切って、勉強のために取得するのがいいでしょう。
未経験な人は特に、取得しておいて損になることはありませんので、どんどんチャレンジしてみてください。
