秘書はどんな仕事?未経験でも働ける?

事務系で人気の職種の1つに、秘書があります。

主に、上司をサポートする仕事になりますが、会社によって仕事内容には幅があります。

一般事務や営業事務として働き、秘書業務を兼務する場合もありますし、専属の秘書として勤務する場合もあります。

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秘書が行う仕事内容とは

秘書の仕事とは、簡単にいえば上司のサポート業務です。上司が仕事をしやすいように、環境を整えることが主な仕事になります。

具体的な秘書の仕事内容を見てみると、上司のスケジュール管理やスケジュール調整、情報管理、電話やメールの一時対応、来客対応などがあります。

スケジュール管理には、他の部署と会議の日程や、時間を調整するといったことや、取引先にアポイントメントを取るといった業務があります。上司が出張する場合には、必要な旅券の手配をしたり、宿泊施設を手配するといったことも含まれてます。

場合によっては、秘書が上司の出張に同行することもあります。また、情報管理には、様々なデータや資料を作成したり、分かりやすいようにファイリングするといった業務があります。

それから秘書の業務には、雑務が多いのも特徴です。取引先を訪問する際に、持参する手土産を用意したり、お礼状や挨拶状を用意したり、接待に使う際のお店を予約したりといった業務もあります。

その他にも、社内の備品を準備したり、電話を取り次ぐといったことも、秘書の仕事になる場合もあります。

どんなスキルが必要なのか

秘書は、社内の他の部署を始めとして、取引先や顧客など人と接する機会が多い職種です。そのため、コミュニケーションスキルは欠かせません。

秘書が仏頂面をしていたり、横柄な態度をとったりしていると、上司のイメージも低下させてしまいますし、会社そのものの評判を下げてしまうこともあります。親しみやすく、良好な人間関係を構築できる、能力が求められます。

ただし、親しみやすいといっても、何でも受け入れればいいというわけではありません。

時と場合によっては、はっきり断らなければいけない場面も出てきます。そういった時にも、不快感を感じさせないような、真摯な対応が望まれます。また、明るく清潔感のある服装やメイクなど、身だしなみを整えておくことも重要です。

それから、エクセルやワード、パワーポイント、アクセスといった事務系のソフトも、使いこなせる必要があります。

文書や、データなど資料を作成することも多く、会社によっては、高度な事務処理能力が必要になることもあります。ビジネスマナーの知識を、きちんと備えていることも重要です。

未経験でもチャレンジできるか

秘書になるためには、特別な資格などは特に必要ありません。未経験であっても、求人に応募するなどチャレンジすることはできます。

ただ、複数の応募がある場合には、経験者や秘書技能検定などの資格を持っている人が、優遇される傾向にあります。

未経験だけれど、秘書の仕事をしてみたいという人は、派遣社員や契約社員などで経験を積むという方法もあります。派遣社員や契約社員の方が、正社員になるよりハードルが下がるので、採用もされやすくなります。

また、一般事務や営業事務など事務職として働いて、秘書に近い業務を、社内で希望して引き受けるといった方法もあります。

正社員に応募する場合には、未経験者歓迎と謳っている求人を選ぶと、比較的採用されやすくなります。人と接する機会が多い職種なので、採用されるかどうかは、面接の印象に左右されます。

自分の性格や持っているスキル、アピールポイントなどを良く把握して、感じよく丁寧に受け答えすることが大切です。

海外と関わりのある企業に応募する時には、外国語などの語学力もアピールポイントになります。

イレギュラーな事態の対応力

秘書の真価が問われるのは、アクシデントが起こった際など、日常とは違う場面です。例えば、上司が急に病気になってしまったり、会社に来られなくなってしまったといった事態が考えられます。

また、予定していた交通機関が停止してしまったとか、交通渋滞に巻き込まれてしまった、予定外の来客があった、接待する予定にしていたお店が使えなくなってしまったといった、トラブルに直面することもあります。

そういった、様々なトラブルに対応するのも、秘書の役目の1つです。

予定していた交通機関が使えない場合には、代替できる交通機関を探したり、訪問先に連絡を入れて、お詫びを言ったりする必要があります。

接待に使うはずのお店が使えなくなってしまったといった時にも、代わりのお店を探す必要があります。

その他にも、関連する部署に連絡を取って調整したり、急な来客があった場合に対応するなど、イレギュラーな事態にも冷静に対処する必要があります。

何か予想外のアクシデントがあった際には、正確な情報を収集することも求められます。そのためには、日頃から人脈を築いておくことも重要です。

最後に

秘書の仕事は、上司のサポートをすることですが、その業務は広範囲にわたります。コミュニケーションスキルや事務処理能力が必要で、アクシデントが起きた際にも冷静に対処することが求められます。

特別な資格は必要ないので、未経験でもチャレンジすることができます。

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