秘書はどんな仕事?未経験でも働ける?

事務系で人気の職種の1つに、秘書があります。

主に、上司をサポートする仕事になりますが、会社によって仕事内容には幅があります。

一般事務や営業事務として働き、秘書業務を兼務する場合もありますし、専属の秘書として勤務する場合もあります。

スポンサーリンク

秘書が行う仕事内容とは

秘書の仕事とは、簡単にいえば上司のサポート業務です。上司が仕事をしやすいように、環境を整えることが主な仕事になります。

具体的な秘書の仕事内容を見てみると、上司のスケジュール管理やスケジュール調整、情報管理、電話やメールの一時対応、来客対応などがあります。

スケジュール管理には、他の部署と会議の日程や、時間を調整するといったことや、取引先にアポイントメントを取るといった業務があります。上司が出張する場合には、必要な旅券の手配をしたり、宿泊施設を手配するといったことも含まれてます。

場合によっては、秘書が上司の出張に同行することもあります。また、情報管理には、様々なデータや資料を作成したり、分かりやすいようにファイリングするといった業務があります。

それから秘書の業務には、雑務が多いのも特徴です。取引先を訪問する際に、持参する手土産を用意したり、お礼状や挨拶状を用意したり、接待に使う際のお店を予約したりといった業務もあります。

その他にも、社内の備品を準備したり、電話を取り次ぐといったことも、秘書の仕事になる場合もあります。

どんなスキルが必要なのか

秘書は、社内の他の部署を始めとして、取引先や顧客など人と接する機会が多い職種です。そのため、コミュニケーションスキルは欠かせません。

秘書が仏頂面をしていたり、横柄な態度をとったりしていると、上司のイメージも低下させてしまいますし、会社そのものの評判を下げてしまうこともあります。親しみやすく、良好な人間関係を構築できる、能力が求められます。

ただし、親しみやすいといっても、何でも受け入れればいいというわけではありません。

時と場合によっては、はっきり断らなければいけない場面も出てきます。そういった時にも、不快感を感じさせないような、真摯な対応が望まれます。また、明るく清潔感のある服装やメイクなど、身だしなみを整えておくことも重要です。

それから、エクセルやワード、パワーポイント、アクセスといった事務系のソフトも、使いこなせる必要があります。

文書や、データなど資料を作成することも多く、会社によっては、高度な事務処理能力が必要になることもあります。ビジネスマナーの知識を、きちんと備えていることも重要です。

未経験でもチャレンジできるか

秘書になるためには、特別な資格などは特に必要ありません。未経験であっても、求人に応募するなどチャレンジすることはできます。

ただ、複数の応募がある場合には、経験者や秘書技能検定などの資格を持っている人が、優遇される傾向にあります。

未経験だけれど、秘書の仕事をしてみたいという人は、派遣社員や契約社員などで経験を積むという方法もあります。派遣社員や契約社員の方が、正社員になるよりハードルが下がるので、採用もされやすくなります。

また、一般事務や営業事務など事務職として働いて、秘書に近い業務を、社内で希望して引き受けるといった方法もあります。

正社員に応募する場合には、未経験者歓迎と謳っている求人を選ぶと、比較的採用されやすくなります。人と接する機会が多い職種なので、採用されるかどうかは、面接の印象に左右されます。

自分の性格や持っているスキル、アピールポイントなどを良く把握して、感じよく丁寧に受け答えすることが大切です。

海外と関わりのある企業に応募する時には、外国語などの語学力もアピールポイントになります。

イレギュラーな事態の対応力

秘書の真価が問われるのは、アクシデントが起こった際など、日常とは違う場面です。例えば、上司が急に病気になってしまったり、会社に来られなくなってしまったといった事態が考えられます。

また、予定していた交通機関が停止してしまったとか、交通渋滞に巻き込まれてしまった、予定外の来客があった、接待する予定にしていたお店が使えなくなってしまったといった、トラブルに直面することもあります。

そういった、様々なトラブルに対応するのも、秘書の役目の1つです。

予定していた交通機関が使えない場合には、代替できる交通機関を探したり、訪問先に連絡を入れて、お詫びを言ったりする必要があります。

接待に使うはずのお店が使えなくなってしまったといった時にも、代わりのお店を探す必要があります。

その他にも、関連する部署に連絡を取って調整したり、急な来客があった場合に対応するなど、イレギュラーな事態にも冷静に対処する必要があります。

何か予想外のアクシデントがあった際には、正確な情報を収集することも求められます。そのためには、日頃から人脈を築いておくことも重要です。

最後に

秘書の仕事は、上司のサポートをすることですが、その業務は広範囲にわたります。コミュニケーションスキルや事務処理能力が必要で、アクシデントが起きた際にも冷静に対処することが求められます。

特別な資格は必要ないので、未経験でもチャレンジすることができます。

スポンサーリンク

下部スポンサーリンク

下部スポンサーリンク

投稿日:

-仕事・資格
-, ,

関連記事

趣味で取れる資格:新選組検定

歴史が好きな人の中でも、とりわけ人気が高いのが新撰組です。 自分の家族や友人など、周囲の人で誰か一人ぐらいはとても詳しい人がいて、話を聞かされた経験がある方もいることでしょう。 小説やテレビドラマ、漫 …

ニッチな外国語の資格:カタルーニャ語検定試験

スペインのカタルーニャ地方で話される言語の検定試験があります。

銀行事務はどんな仕事?未経験でも働ける?

銀行事務は、女性に人気の高い職業で、派遣でもよく募集がかけられています。 仕事内容は、普通の一般事務よりは多岐にわたりますが、未経験でも比較的就きやすい職業ですし、銀行という職場ですので、落ち着いて働 …

当たり前をきちんと知る!日本語の資格「日本語教育能力検定試験」

日本語教育能力検定試験とは、日本語教員となるために学習している人や、日本の言語を教える教員として教育に携わっている人を対象に、その教育の実践に必要とされる基礎的な知識や能力が水準に達しているかどうか、 …

仕事に役立つ英語の資格:TOEIC

仕事をする上で英語を扱えることはメリットになります。 それだけでグローバルに働くことが可能となり、海外にまで視野を広げられるようになり、市場拡大に繋がる可能性が高くなるでしょう。 それによって個人とし …

楽天モーションウィジェット