秘書の仕事に就きたい人におすすめの資格

秘書といっても、単に社長の近くにいる人が秘書ではなく、多くのタイプが存在します。

それによって、ぜひとも取っておくべきおすすめの資格というものは、変化するものです。

その中でも、この資格だけは押さえておきたいというものがいくつかあります。

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秘書は専門職を支える助手

秘書がいる仕事というのは、1人だけではパンクするほどの仕事量、専門性の高さが特徴です。例えば、政治家などは政策秘書、公設秘書、私設秘書と多くの人を雇うことになります。

特に政策秘書になるには、それ専用の資格に合格しなければならず、その仕事に関する専門的な知識というものが、秘書にも問われます。

つまり、秘書の仕事というより、どの業界の秘書になるのかによって、取得するべき資格に大きなバラつきが出ることは明らかであり、非常に重要なポイントであることがわかります。

多くの仕事が舞い込み、それを受け、社長などに尋ね、スケジューリングの調整を行っていくというのも大事ですが、力をつけるようになると、自らがそうした差配を行うようになります。

それは、仕える人が何を求め、どのようなことをしていきたいのかというのを知っていなければ、到底その人を満足する仕事はできません。

そうしたことを考えると、秘書は単に支えればいいのではなく、気配り、先回り、そして、危険因子となるものを除去しながら、働きやすい環境を作り出すことが求められます。

必須中の必須である秘書検定

これがなければ、秘書になれないという資格はないものの、これだけは絶対に取っておきたい、おすすめのものはあります。それは、秘書検定です。

文書作成だけでなく、ファイリングやスケジューリング、マナーに関することなどを、筆記試験や面接で問われることになります。3級から存在するため、実務をやりたい女性などを中心に受験者が増えており、人気の資格として君臨しています。

もし強みにしたい、これを武器に仕事をしたいというのであれば、2級以上、できれば面接が行われるようになる準1級より上がおすすめです。

面接試験の最大の特徴は、秘書としての立ち居振る舞いが、吟味されるということです。つまり、今もその業務についている人にすれば、自分の立ち居振る舞いは、準1級以上のものかどうかというのが判断され、いい刺激になります。

スキルアップということを考えても、受けておいて決して損はなく、スタンダードを学ぶということを考えても、面白いことが山ほどあります。

なるために取得するのはもちろん、レベルアップのために取得するのもおすすめです。

語学に関する資格で安心感を

職種によっては、海外企業との仕事が多くなり、そうなると英語などでのやり取りをする場合があります。

最近は、経営者や会社の重役でも、英語ができる人が増えてきましたが、以前は経営者でも英語が全くできない人が多いにもかかわらず、世界中に足を運び、交流をするケースがありました。

そうなると、秘書が英語を駆使してやり取りをし、それを把握して社長などに伝えるということが行われ、語学力というものが問われています。

また、英語だけでなく、中国語など、それまでは習得する必要性のなかった言語までマスターをしておくことで、安心感を与えることが求められてきており、その裏付けとして、語学に関する資格を取得しておくことをおすすめします。

スキルアップにもつながるだけでなく、日程調整などを現地の人と行う場合も、安心して任せてもらえるようになります。

語学に関するものには、様々なものがありますが、最低限のものをまずは取得していき、そこからスキルアップを図ることが大事です。

これからの時代は、英語と中国語をマスターしておくと安心です。

パソコンに関する資格を取得しておく

秘書にとって文、書作成などは必須であり、表計算ソフト、文書作成ソフトをこなし、プレゼンテーションソフトでプレゼン資料を作ることも求められるようになります。

面接などでは、これらができるかどうか問われ、できると答えたものの、実際は全く使いこなせないという人が多くいます。

面接官も、こうした人が多いのは把握しているため、パソコンに関する資格を取得しておくことをおすすめします。

パソコンに関するものは、様々なところで行っており、できるだけ公式的なところでとることが大事です。レベルとしては、最低限のものから本格的なものまで様々ですが、本格的なものを知っておく必要はありません。

確実に、使いこなせるというレベルで十分です。それを取得しておくことで、ちゃんと使いこなせそうだというのがわかります。

あとは、慣れが大事であり、実務でどれだけ作っていくかによります。学ぶ姿勢というものが、秘書になってからも必要であるため、語学やパソコンなど事前に取得をしておくと、本当にこの仕事を望んでいたんだなというのがわかります。

最後に

秘書を目指すにあたり、様々なことに気配りができるような状況でなければ、務まらないほど大変な職業であることを知ることが大事です。

そして、実際にその仕事に就いてから基礎を学ぶのではなく、基礎は検定の過程で知り、あとは実践のみというのが効率的です。

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