人事事務はどんな仕事?未経験でも働ける?

会社に必要不可欠な「人材」。

その募集・選考・採用までの流れを一貫して担うのが、人事です。人事部の方針や根本的な考え、基盤がしっかりと固まっていなければ、会社の存続にも関わります。

その為、人事は非常に重要な仕事。今回はそれをサポートする人事事務の仕事内容に、フォーカスします。

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人事事務ってどんな人?

ひとくちに人事と言っても、「人事部」というひとつの部署がある会社もあれば、「総務部」という大きな部署の中の、「人事課」「人事担当」などといった、小集団となって確立している会社もあります。

そこまで大人数ではないのが特徴で、募集や面接、筆記試験や実技試験、選考を進めて、最終的な採用までを担当する上席の人を、様々な面でサポートするのが人事事務。

言わば、会社の人材関係における、「縁の下の力持ち」という訳です。

事務職という事で、やはり若手の女性が、その役割を担っている事が多く、しかしキャリアを積んでステップアップをしてゆけば、面接官として活躍できる事もしばしば。

事実、企業に応募をして面接に伺うと、一次面接の面接官や筆記試験の際の試験官は、高確率で女性がおこなっていますよね。

面接官が複数人いる場合も、そのうちのひとりは女性だという事が多いです。

このへんになると、何年か経験を積んだ女性職員が担当しているのだと思いますが、いずれにしても、海外に営業に出たりするまでは出来ないけれど、デスクワークだけでは物足りない、または今後人と関わる仕事をしてゆきたいという人には、うってつけの仕事ですね。

人事事務の仕事内容はどんなもの?

上で述べたように、大まかに言えば、人材の募集・面接や試験・選考・採用を一手に引き受けるのが人事で、そのサポートをするのが人事事務。

例えば、会社で突然の欠員が出た場合、更に、現在働いている社員では人材や知識不足で、他部署から応援を呼ぶ事が難しいとします。

そんな時は、管轄の職業安定所や派遣社員登録会社、就職サイト、転職サイト等に、必要な人材のデータをアップするよう手配し、募集をかけます。

入社を希望する人材が現れたら、本人(人材派遣会社などを介している場合は、そちらの担当者ともやり取りをします)と連絡を取り、まずは面接や筆記試験、特別な技能が必要な仕事の場合は、実技試験の日取りを双方合意の上で決定します。

その際、会社までの交通費を支払う場合は、車や電車など、どのような方法で会社に来てくれるのかを、確認するのを忘れずに。

面接内容の取りまとめや、筆記試験の問題作成をしたら、一度上席の人に添削をお願いし、更に解答とのすり合わせをおこないます。

選考を進め、採用となった場合は、本人に採用通知を送付し、連絡を取り、具体的な入社日を決めて辞令を発行します。

人事事務未経験者でも志望できる?

経験者であれば、もちろん歓迎されるとは思いますが、新卒などの場合であっても、人事事務として入社をするのは、難しい事ではありません。

むしろ最初は、皆が未経験からのスタートですし、募集の段階から「人事事務」として、会社データをアップしている企業も数多くあります。

しかし、学級委員を長く続けた、学生時代のアルバイトでリーダーを受け持った、サークルや部活、ボランティア活動で大勢の人間を取り仕切る役目を請け負ったなど、社会人になる前であっても、人を見る目を養えた経験があれば、かなりのプラス要因。

更に、事務としてサポートが出来れば、他の人事担当の社員たちとも、スムーズに仕事のやり取りができます。

大概、スタートアップはサポートである、事務作業から始まりますが、それは恐らくどの部署の事務員でも同じなので、心配ご無用です。

事務作業をしているこの間に、人事全体の流れを掴んでおけば、ゆくゆくステップアップして面接官になったり、採用するか否かの協議に参加できたりした場合にも、スピーディーな判断ができたりと、役に立つ事ができます。

人事事務になった上で大切な事は?

何と言っても、採用先の部署はおろか、会社全体の将来を左右しかねない人事なだけに、人を見る目やその場その場の判断力は、非常に重要なものとなってきます。

現に、面接時は爽やか系でかなりの好印象だった男性が、入社翌日に無断欠勤をし、その後もそういった行動を繰り返したため、理由を問いただすと、「二日酔い」や「寝過ごし」など、社会人として考えられない理由ばかりを述べ立てて、挙句の果てには「その問題行動を怒られ続けた事により、鬱を発症した」という、これまた驚きの理由で休職・・・なんていう事例も。

そのため、彼が所属している部署では、人員がひとり欠けた事により、仕事が遅れて散々な事になっていますし、総務部や経理部といった、給与や保険関係を請け負う部署にも、多大な迷惑がかかっています。

これは、彼自身の問題もありますが、単に「爽やかで好印象」という外面だけの性格を、見抜けなかった人事にも問題がある事は否めません。

企業に応募する人は、履歴書や職務経歴書を事前に提出する場合がほとんどなので、そこからも精査できたはずです。

このように、ひとりの人間であっても、会社を巻き込んだ事態になる事もしばしば。

そのため、人事および人事事務には、冷静かつ長い目で見た視点で、人を見る目や見極める判断力が必要となってきます。

最後に

人事および人事事務は、言わば会社の顔。応募してくる社外の人間が、最初に接する事からも、それは確実に言える事だと思います。

そのため、上で述べた「判断力」や「人を見る目」も大切ですが、それと同様に必要なのは、「ポジティブな印象を与える笑顔」や、電話口であれば「明るい声」。

よい人材を呼び寄せる事こそが、人事事務の最たる役割です。

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