総務というと、会社の中では何でも担当する、幅の広い仕事をしています。
それだけに、他部署から頼りにされることも多いのですが、専門部署ではないと見られがちですが、各人がその分野のスペシャリストでもあり、高いレベルの職務内容が求められることが多いセクションです。
総務事務の仕事内容その１
総務には、人事セクションがあります。給与計算、人事記録作成と補完という、どちらも機密性の高い仕事をしています。
また、休職者、入社後の社員にかかわる事務一般も取り行っています。
文書管理業務も、大切な仕事になります。会社には規則がありますが、それが法律にのっとっているかチェックをして、きちんとファイリングをしてつづっておきます。
会社の規則にきちんと精通して、他のセクションから照会があった場合には、きちんと正確な回答をしなければなりません。
文章とも関連していますが、郵政関係の仕事もあります。会社には、様々な種類の郵便物がきます。この仕分けと、担当部署に確実に送達することが大事です。
その部署だけで、扱っている情報もありますので、親展文書には注意を要します。
社長、重役、部長あての郵便物も多いのですが、もったいぶって親展文章が届いても、ただのダイレクトメールということも多々あります。
会社によって扱いは違いますが、社長判断をしてもらうか、開封して余分な負担を経営トップに負わせない判断をすることもあります。
総務事務の仕事内容その２
総務事務には、重要な仕事内容として、庶務があります。
名前のとおり、何でもやらなくてはいけないことが多く、どこかの事務所の電球が切れたとか、トイレの排水がうまくいかないなど、およそ会社の施設に関わること、その他のことを全部仕切ることになります。
会社の顔でもある玄関、窓などがしっかりと清掃されているかということも、チェックしなければならないことがあります。
様々な細かい物品が、会社の中では必要になります。文房具が足りなくなったと聞けば、補給しなければなりません。
庶務は、会社の人たちが気持ちよく働くことができるための、お手伝い係と言えます。
情報的な仕事に関連して、社員が出張を要する時に、その切符や航空券の購入を行なうこともあります。
会社に新入社員が入社してきた際には、デスクやパソコンを新しく配置して整えたり、こういった他の社員たちへのサービス業を行うことも業務です。
パソコン業務に関連して、会社の秘密保全を行うための、パソコンの点検をすることもあります。
ソフト面では、会社の福利厚生を担当していて、社員やその家族が優先的に使える施設の紹介も行います。
総務事務担当者への期待
総務事務担当者には、様々な期待がかかっています。総務とい名前のとおり、全ての事柄に対する業務を、一手に引き受けて欲しいという要望があります。
しかし、その中には、総務事務担当者が行うべきでなく、各セクションが遂行しなければならない業務もあります。
したがって、他のセクションと争いにならないようにしながら、丁寧に総務事務担当者が、調整業務をしなければならない場面もあります。
総務とは、会社の顔でもあります。
したがって、来客が来た時に、どういった用件で来たのか、ただのセールスなのか、それともきちんと重役とアポイントメントがある、大切なお客様なのかを短時間で見極めて、しかるべく対応しなければならないのです。
会社によっては、受付嬢が総務の直轄となっている場合があります。
そのため、総務セクションは、会社の入り口、開かれた場所に置かれていて、笑顔でどんな来客にも対応するという心構えが、大切になります。
総務のトップは、対外的な折衝の最高責任者で、会社の顔そのものです。
株主への対応も、行います。トップの指示にしたがって、業務を遂行することは、円滑化に業務を進めることができます。
未経験者が総務で勤務することは可能か
未経験者であっても、一般事務を行う担当者として採用される場合には、総務というセクションは、比較的多く採用されやすい部門です。
まずは庶務的な仕事から始めて、それほど難しくはない業務を担当さながら、社内のあちこちを回り、他の社員たちに、まず顔を覚えてもらうということも最初は大切なことです。
業務に慣れて来たら、期待されることも多くなり、最初は簡単な業務を行なっていたのが、適性を見込まれて重要な仕事を任されることもあるでしょう。
総務の仕事には、会社によって様々です。上にあげた仕事の他にも、様々な職務があり、会社によっては総務に様々な業務を行わせていることもあります。
採用面接の際に、特別なスキルや技術を持っていると、そういった部門に配属されることがありますが、総務担当者は、ゼネラリストであることを期待されます。
そういった意味では、潜在的にゼネラリストになれる能力があり、様々な業務をこなすことができると見込まれれば、総務担当者として、未経験社員が最初される可能性は十分あります。
たとえ求人倍率が高くても簡単に諦めないで、総務事務担当者として採用されるように、面接に臨む心構えも必要です。
最後に
総務事務スタッフは、ゼネラリストでもあり、自分が行なっている職務に関しては、スペシャリストであることも求められるという、奥が深い仕事です。
まず入社して総務に配属となって、会社の全体像を見渡すことは、その社員にとっては、大いに役立つ経験となります。
